Dùng ChatGPT trong công việc: 10 prompt thực dụng cho kế toán & hậu cần
AI tạo sinh giúp ích nhiều cho công việc văn phòng hằng ngày, tùy “cách dùng (prompt＝câu lệnh)”. Chúng tôi giới thiệu 10 prompt thực dụng dùng ngay trong kế toán, hành chính và các việc hậu cần, ở dạng có thể dùng luôn. Cùng xem mẹo tăng độ chính xác và lưu ý dùng an toàn.
- 3 yếu tố của một prompt tốt
- 10 prompt thực dụng theo công việc
- Mẹo “hỏi thêm” để tăng độ chính xác
- Quy tắc an toàn phải tuân thủ
013 yếu tố của một prompt tốt
Mẹo để rút được câu trả lời tốt từ AI tạo sinh là làm câu lệnh cụ thể. Chỉ cần lưu ý 3 điều sau, chất lượng câu trả lời sẽ khác hẳn.
| Yếu tố | Nội dung | Ví dụ |
|---|---|---|
| ① Vai trò | Trao cho AI một vị thế | “Bạn là nhân viên kế toán giàu kinh nghiệm” |
| ② Bối cảnh và điều kiện | Nêu mục đích, người đọc, số chữ, giọng điệu | “Cho nhân viên mới, tránh thuật ngữ, 300 chữ” |
| ③ Định dạng đầu ra | Chỉ định hình thức | “Dạng bảng”, “gạch đầu dòng”, “thành email” |
0210 prompt thực dụng theo công việc
Email, văn bản (ví dụ 1〜3)
- “Bạn là nhân viên hành chính lịch sự. Hãy soạn email công việc đề nghị đối tác gửi lại hóa đơn, với cách diễn đạt không làm mất lòng.”
- “Hãy chỉnh ghi chú cuộc họp dưới đây thành biên bản để chia sẻ nội bộ. Tách các quyết định và việc cần làm (kèm người phụ trách, hạn), dạng gạch đầu dòng.”
- “Hãy soạn thông báo dễ hiểu cho toàn thể nhân viên về việc sửa nội quy lao động. Tránh dùng từ khó.”
Kế toán, sắp xếp số liệu (ví dụ 4〜6)
- “Hãy giải thích dễ hiểu ý nghĩa tài khoản dưới đây và dùng trong giao dịch nào, cho người không biết kế toán.”
- “Hãy tóm tắt quy tắc thanh toán chi phí thành sổ tay 1 trang cho nhân viên mới. Có kèm ví dụ NG.”
- “Hãy xem dữ liệu doanh thu tháng dưới đây và nêu biến động so tháng trước cùng 3 điểm đáng chú ý. (※Dùng số giả định, không phải dữ liệu thật)”
Tra cứu, tóm tắt, bản nháp (ví dụ 7〜10)
- “Hãy sắp xếp theo trình tự cách quản lý tiền mặt lẻ, cho người lần đầu phụ trách.”
- “Hãy liệt kê dạng danh sách kiểm tra các mục nên có trong hợp đồng thuê ngoài công việc.”
- “Hãy tóm tắt tài liệu dài dưới đây thành 3 ý chính, mỗi ý một câu.”
- “Về chế độ ◯◯, hãy tóm tắt bối cảnh, điểm chính, lưu ý trong 300 chữ để giải thích nội bộ.”
03Mẹo “hỏi thêm” để tăng độ chính xác
Không cần đòi hoàn hảo ngay lần đầu. Cách dùng khéo là vừa đối thoại vừa mài giũa với câu trả lời nhận được.
- “Diễn đạt lịch sự hơn” / “thoải mái hơn” — chỉnh giọng điệu
- “Bớt thuật ngữ” / “để học sinh tiểu học cũng hiểu” — chỉnh độ khó
- “Ngắn hơn (200 chữ)” / “thêm chút ví dụ cụ thể” — chỉnh độ dài
- “Thành bảng” / “thành gạch đầu dòng” — đổi định dạng
04Quy tắc an toàn phải tuân thủ
Ngoài ra, nội dung liên quan hợp đồng, thuế, pháp luật không dùng câu trả lời AI y nguyên mà phải để chuyên gia kiểm tra là tiền đề. AI là bạn đồng hành làm bản nháp, không phải người ra quyết định cuối cùng.
Tóm tắt
Prompt tốt là chỉ định cụ thể “①Vai trò ②Bối cảnh và điều kiện ③Định dạng đầu ra”. Nắm khung này thì áp dụng linh hoạt.
Từ soạn email, sắp xếp kế toán, tra cứu, tóm tắt — có thể dùng ngay từ công việc quen thuộc (dùng 10 ví dụ).
Đừng đòi hoàn hảo ngay, mài giũa bằng “hỏi thêm”. Cho ra nháp 70 điểm nhanh rồi con người hoàn thiện là nhanh nhất.
Không nhập thông tin mật, nội dung chuyên môn để con người kiểm tra — hãy tuân thủ quy tắc an toàn.
Tư vấn thuế & kinh doanh cùng Aquamarine
- Tư vấn lần đầu miễn phí
- Hỗ trợ tư vấn trực tuyến
- Hỗ trợ cả AI & số hóa
Bài viết được soạn dựa trên thông tin tại thời điểm đăng. Các quy định có thể thay đổi trong tương lai. Khi ra quyết định cụ thể, vui lòng tham khảo ý kiến chuyên gia.
