電子帳簿保存法とDX — 電子取引データ保存の実務対応
メールで受け取った請求書やネット通販の領収書——こうした「電子取引」のデータは、電子帳簿保存法に沿って保存することが義務化されています。「難しそう」「うちは対応できているのか不安」という方に向けて、ルールと具体的な対応手順を、やさしく整理します。
この記事でわかること
- 電子帳簿保存法の3つの区分（義務なのはどれ？）
- 「電子取引」に該当するものの具体例
- 満たすべき2つの要件（真実性・可視性）
- 中小企業がすぐできる実務対応の手順
01電子帳簿保存法の3つの区分
電子帳簿保存法は、帳簿・書類を電子的に保存するためのルールを定めた法律です。大きく3つの区分があり、対応の要否が異なります。まず「どれが義務なのか」を押さえましょう。
| 区分 | 内容 | 対応 |
|---|---|---|
| ① 電子帳簿等保存 | 会計ソフトで作った帳簿等をデータ保存 | 任意 |
| ② スキャナ保存 | 紙の請求書等をスキャンして保存 | 任意 |
| ③ 電子取引データ保存 | メール等で受け取ったデータを保存 | 義務 |
ポイント
3区分のうち、任意なのは①と②。③「電子取引データ保存」だけが義務です。まずはここへの対応を最優先にしましょう。
02「電子取引」に該当するものの具体例
「電子取引」とは、請求書・領収書・注文書などのやり取りを電子的に行ったものを指します。次のようなものが該当します。
- メールに添付されて届いた請求書・領収書（PDFなど）
- ネット通販の購入履歴・領収書（Web画面からダウンロードするもの）
- クレジットカードや決済アプリの利用明細（電子で受領するもの）
- クラウドサービスやEDIでやり取りした取引データ
注意ポイント
「電子で受け取ったものを紙に印刷して保管すればいい」という認識は誤りです。電子で受け取ったものは、電子データのまま、要件に沿って保存するのが原則です。ここを勘違いしている事業者が少なくありません。
03満たすべき2つの要件
電子取引データの保存には、大きく「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件があります。
| 要件 | 意味 | 満たす方法の例 |
|---|---|---|
| 真実性 | 改ざんされていないこと | タイムスタンプ、訂正削除の記録が残るシステム、事務処理規程の整備 |
| 可視性 | すぐ探し出せること | 日付・金額・取引先で検索できるようにする |
中小企業では、対応したクラウドサービスを使うか、社内で「事務処理規程」を整えることで、比較的シンプルに要件を満たせます。
04中小企業がすぐできる実務対応の手順
- 電子取引で受け取る書類を洗い出す（メール、Web、決済アプリ、EDIなど）
- 保存場所とファイル名のルールを決める（例：「日付_取引先名_金額」）
- 検索できる仕組みを整える（会計ソフト・専用の書類保存サービスの活用）
- 改ざん防止のための「事務処理規程」を整備する（ひな型が公表されています）
- 担当者間でルールを共有し、運用を続ける
ポイント
クラウド会計ソフトや専用の書類保存サービスを使えば、検索要件や改ざん防止を自動的に満たせるものが多く、手間を大きく減らせます。手作業のフォルダ管理で頑張るより、ツールに任せるのが現実的です。
自社に合った保存の仕組みづくりや、クラウド会計との連携については、アクアマリンコンサルティンググループにご相談ください。無理のない形で、確実な対応をご提案します。
まとめ
電子帳簿保存法の3区分のうち、義務なのは「③電子取引データ保存」だけ。まずここを最優先に。
メール添付やWeb上で受け取った請求書・領収書は、印刷ではなくデータのまま保存するのが原則です。
「真実性（改ざん防止）」と「可視性（検索）」の2要件を満たす仕組みを整えましょう。
クラウドツールを使えば要件を自動で満たせるものが多く、手作業より現実的です。相談も承ります。
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出典・参考資料
本記事は掲載時点の情報に基づいて作成しています。制度の内容は今後変更される場合があります。個別のご判断にあたっては、必ず専門家にご相談ください。
