전자장부보존법과 DX — 전자거래 데이터 보존의 실무 대응
메일로 받은 청구서나 온라인 쇼핑의 영수증 — 이러한 ‘전자거래’ 데이터는 전자장부보존법에 따라 보존하는 것이 의무화되어 있습니다. ‘어려워 보인다’ ‘우리는 대응하고 있나 불안하다’는 분을 위해 규칙과 구체적 대응 절차를 쉽게 정리합니다.
- 전자장부보존법의 3구분(의무인 것은?)
- ‘전자거래’에 해당하는 것의 구체적 예
- 충족할 2가지 요건(진실성·가시성)
- 중소기업이 바로 할 수 있는 실무 대응 절차
01전자장부보존법의 3구분
전자장부보존법은 장부·서류를 전자적으로 보존하기 위한 규칙을 정한 법률입니다. 크게 3구분이 있으며 대응 필요 여부가 다릅니다. 먼저 ‘어느 것이 의무인지’를 짚어 둡시다.
| 구분 | 내용 | 대응 |
|---|---|---|
| ① 전자장부 등 보존 | 회계 소프트웨어로 만든 장부 등을 데이터 보존 | 임의 |
| ② 스캐너 보존 | 종이 청구서 등을 스캔해 보존 | 임의 |
| ③ 전자거래 데이터 보존 | 메일 등으로 받은 데이터를 보존 | 의무 |
02‘전자거래’에 해당하는 것의 구체적 예
‘전자거래’란 청구서·영수증·주문서 등의 주고받음을 전자적으로 한 것을 가리킵니다. 다음과 같은 것이 해당합니다.
- 메일에 첨부되어 온 청구서·영수증(PDF 등)
- 온라인 쇼핑의 구매 이력·영수증(웹 화면에서 다운로드하는 것)
- 신용카드나 결제 앱의 이용 명세(전자로 수령하는 것)
- 클라우드 서비스나 EDI로 주고받은 거래 데이터
03충족할 2가지 요건
전자거래 데이터 보존에는 크게 ‘진실성 확보’와 ‘가시성 확보’라는 2가지 요건이 있습니다.
| 요건 | 의미 | 충족 방법 예 |
|---|---|---|
| 진실성 | 변조되지 않았을 것 | 타임스탬프, 정정·삭제 기록이 남는 시스템, 사무처리 규정 정비 |
| 가시성 | 바로 찾아낼 수 있을 것 | 날짜·금액·거래처로 검색할 수 있게 |
중소기업에서는 대응된 클라우드 서비스를 쓰거나 사내에 ‘사무처리 규정’을 정비함으로써 비교적 간단히 요건을 충족할 수 있습니다.
04중소기업이 바로 할 수 있는 실무 대응 절차
- 전자거래로 받는 서류를 추려낸다(메일, 웹, 결제 앱, EDI 등)
- 보존 위치와 파일명 규칙을 정한다(예: “날짜_거래처명_금액”)
- 검색할 수 있는 구조를 정비한다(회계 소프트웨어·전용 서류 보존 서비스 활용)
- 변조 방지를 위한 ‘사무처리 규정’을 정비한다(양식이 공표되어 있음)
- 담당자 간 규칙을 공유하고 운용을 지속한다
자사에 맞는 보존 구조 만들기나 클라우드 회계와의 연계에 대해서는 Aquamarine 컨설팅 그룹에 상담하세요. 무리 없는 형태로 확실한 대응을 제안합니다.
정리
전자장부보존법의 3구분 중 의무인 것은 ‘③전자거래 데이터 보존’뿐. 우선 이를 최우선으로.
메일 첨부나 웹에서 받은 청구서·영수증은 인쇄가 아니라 데이터 그대로 보존하는 것이 원칙입니다.
‘진실성(변조 방지)’과 ‘가시성(검색)’ 2요건을 충족하는 구조를 정비합시다.
클라우드 도구를 쓰면 요건을 자동으로 충족하는 것이 많아 수작업보다 현실적입니다. 상담도 받습니다.
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출처·참고자료
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